Khách mời là thành phần vô cùng đặc biệt khi thực hiện một event. Có thể nói, đối với một số sự kiện thì nó cần thiết hơn tất cả các thành phần khác. Nếu bạn tổ chức một event có lớn tới đâu, có hoành tráng đến đâu mà không thu hút được khách mời tham dự và không thu hút được sự chú ý của khách mời thì sự kiện của bạn đã thất bại hoàn toàn.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Vậy cần phải làm gì để lựa chọn khách mời tham gia event? Để trả lời được câu hỏi này thì bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích.

Số lượng khách mời tham gia sự kiện là bao nhiêu?

Nếu bạn thực hiện sự kiện theo đơn đặt hàng của khách thì đôi khi khi họ sẽ cung cấp cho bạn danh sách khách mời tham gia. Nếu không có thì bạn nên làm việc với khách hàng để nắm được danh sách đó. Khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên tiến hành phát thư mời và gọi điện xác nhận khách mời có tham dự sự kiện hay là không. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, với danh sách chính thức bạn nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Sắp xếp khu vực check in cho khách mời ấn tượng

Bạn nên sắp xếp khu vực phía trước event khoảng hai tới bốn bàn, bố trí thêm một số PG để hướng dẫn việc check in của khách mời. Nếu sự kiện của bạn có sự tham dự của những khách mời VIP hay báo chí thì bạn nên sắp xếp một khu vực check in riêng.

Bên cạnh đó bạn cũng nên bố trí thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một vài event sẽ đặt các bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…làm như vậy để phân tán mỏng lượng khách mời.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Ngoài ra bạn cũng cần phải đảm bảo tình hình an ninh trật tự trước khi event được diễn ra. Và một điều chủ yếu là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa những khu vực để khi khách được mời lên tham gia những hoạt động hay trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hay cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách mời của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi event an toàn.