Yếu tố lớn nhất có thể quyết định sự thành công của event đó là khách mời. Nếu event của bạn thực hiện với quy mô lớn nhưng không có lượng lớn khách mời tham gia thì event đó không hoàn hảo. Nhưng nếu như event được tổ chức với quy mô nhỏ nhưng khách mời tham dự quá đông thì bạn lại không thể nào quản lí cũng như phục vụ khách hàng như mong đợi thì event của bạn cũng đã thất bại.

cong ty to chuc su kien tat nien

Để giúp đỡ bạn hiểu hiểu rõ hơn các tình huống có thể xảy ra đối với event chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số thông tin dưới đây.

Có quá ít khách mời tham dự so với quy mô của sự kiện

Nếu bạn thực hiện một sự kiện thì đòi hỏi khách mời phải tới từ nhiều nguồn khác nhau điều đó có nghĩa là bạn khó có thể kiểm soát được khách mời đó là ai và đến từ tổ chức nào thì điều cần thiết bạn nên làm đó chính là mở cửa tự do cho tất cả các khách mời cũng như khán giả tới tham gia.

Không chỉ dừng lại ở đó bạn cần phải thu hẹp bớt không gian tổ chức sự kiện để tạo cảm giác khách mời đông hơn. Nếu như lượng khách mời đến quá ít so với dự kiến bạn nên huy động tất cả những nguồn nhân lực để gọi điện thoại nhắc nhở khách mời đến đúng giờ để kịp cho tiến độ của sự kiện.

Có quá đông khách mời đến tham dự so với quy mô của event

Đôi khi trong tổ chức sự kiện bạn sẽ phải gặp các vấn đề đáng lo ngại về khách mời như lượng khách mời quá ít so với sự kiện hoặc lượng khách mời tới quá đông cũng phát sinh một sự cố cần phải giải quyết. Bởi thế việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả những cửa ra vào.

Nếu trong thực hiện sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại tại khu vực chính. Còn về phần thức ăn và đồ uống thì cần phải phân công người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

tổ chức lễ khai trương showroom

Đối với các event hội nghị, khách mời vượt dự kiến thì bạn sẽ đơn giản xử lí hơn nhiều. Bởi khi đó bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến. Dù sao số lượng khách mời này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc là thông báo cho họ về event.