02 việc nên làm nếu muốn tìm đơn vị tài trợ cho sự kiện

Nếu như muốn tiết kiệm bớt chi phí khi thực hiện sự kiện thì không thể nào không vận động nhà tài trợ cho event, dù tổ chức sự kiện với mục đích gì. Nhưng để tìm kiếm tài trợ cho sự kiện là một việc không hề đơn giản đòi hỏi phải đem tới sự hài lòng cho những nhà tài trợ. Vậy cần phải làm gì để tìm kiếm nhà tài trợ cho event? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi gợi ý dưới đây.

Xác định nhà tài trợ cho sự kiện là các đối tượng nào?

Việc xác định được khách hàng chính sẽ là một cách thức hỗ trợ bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả chạy tài trợ. Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà thực hiện thường phân ra những gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ hạng mục.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Để tránh những việc làm không chuyên nghiệp trong quá trình làm việc, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối thiểu để có thể tổ chức event và thời gian tối thiểu phải chốt lại tất cả các khoản tài trợ. những chương trình lớn, có trị giá hàng tỷ đồng, thông thường phải gởi hồ sơ chào tài trợ trước cả năm để nhà tài trợ sắp xếp đưa vào kế hoạch quảng bá của mình.

Ai sẽ đứng ra thuyết phục khách hàng?

Sau khi gởi hồ sơ tài trợ và hẹn gặp được nhà tài trợ để trao đổi trực tiếp, lúc này bạn nên quyết định những người nào thuộc ê kíp đi gặp nhà tài trợ cho sự kiện. Người vận động tài trợ sẽ có vai trò làm cầu nối giữa ban thực hiện và nhà tài trợ. Thứ hai là người lập ý tưởng, viết chương trình: Họ là người nắm rõ nhất linh hồn của event, họ hiểu thông điệp cần truyền tải, nội dung cụ thể của chương trình hơn tất cả những người khác nên có thể thể hiện nó một cách sao cho thuyết phục nhất.

dich vu to chuc le khai truong

Tiếp theo người trực tiếp tổ chức sự kiện nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ mặt bằng để quyết định việc đặt gian hàng tài trợ, muốn biết về quá trình đón khách để có thể phát tờ rơi quảng bá. Sau khi nhà tài trợ đồng ý với việc tài trợ, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các điều khoản rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Một vài nhà tài trợ còn yêu cầu bên tổ chức event đính kèm kế hoạch tổ chức.