04 việc cần làm của một chuyên viên tổ chức event

Một người tổ chức sự kiện giỏi là một người có sáng tạo từ khâu chuẩn bị, vận hành khoa học đến lựa chọn địa điểm và nhân sự thực hiện. Tuy nhiên với góc nhìn khác thì đây là một công việc đầy thú vị và rất năng động, không ngừng sáng tạo, phát triển năng lực của bản thân.

Để tổ chức sự kiện thành công thì người tổ chức sự kiện cần chịu trách nhiệm cho tất cả các giai đoạn của việc lập kế hoạch, chi tiết thực hiện, tổ chức thực hiện thông qua các cuộc họp hay hội nghị. Tích hợp đầy đủ các thông tin sự kiện và chi tiết hậu cần. Người trực tiếp lập kế hoạch sự kiện là người giám sát tất cả mọi thứ như quyết định chủ đề chương trình và thông tin liên lạc giữa agency và client, hậu cần, mua sắm, thuê mướn tất cả các dịch vụ và các sản phẩm có liên quan đến sự kiện.

cho thue am thanh dam cuoi

Thông điệp độc đáo

Đây là thông điệp thể hiện mục đích của sự kiện. Trách nhiệm hàng đầu của người lập kế hoạch là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện. Thông điệp có ý nghĩa quan trọng quyết định thành công hay thất bại của một sự kiện. Thông điệp đòi hỏi luôn luôn sáng tạo, độc đáo xoay quanh các chủ đề chính của chương trình.

Chi tiết Ngân sách khoa học

Cùng với thông điệp, đây là một thành phần quan trọng của sự kiện. Tổ chức sự kiện cần phân bổ kinh phí sao cho cân bằng tài chính trong phạm vi Ngân sách. Cần cân đối nguồn tài chính từ các nhà cung cấp và phân bổ chúng hợp lý, khoa học, tránh lãng phí, tiết kiệm và hiệu quả nhất có thể.

Địa điểm hợp lý

Người tổ chức sự kiện phải nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp theo yêu cầu của khách hàng. Cần chú ý các chi tiết sau: kích thướt phòng, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh và thậm chí cả internet.

cho thue ghe su kien

Năng lực là chìa khóa quan trọng nhất

Năng lực của người tổ chức sự kiện là chìa khóa quan trọng nhất để thành công. Năng lực thể hiện ở các tiêu chí sau: Đầu óc tổ chức, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng báo cáo. Đặt biệt là kỹ năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả dưới áp lực cao.

Môi trường năng động

Người tổ chức sự kiện thường làm việc trong một môi trường có nhịp độ nhanh chóng và thời gian chặt chẽ, linh động về mặt địa điểm, dàn trải trên nhiều lĩnh vực khác nhau như: khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng, hay các dịch vụ, công nghệ, sản phẩm,...